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Unser erster Open Space – Erfahrungen mit einer neuen Methode

Es ist geschafft. Wir haben bei Studitemps kürzlich unseren ersten abteilungsübergreifenden Open Space durchgeführt. Für alle, die nicht wissen, was ein Open Space ist: Es handelt sich dabei um ein Format zur Großgruppenmoderation, das vor 30 Jahren von Harrison Owen entwickelt wurde.

So, wie es erzählt wird, war der Auslöser ein von Owen organisierter Kongress für 250 Organisationsentwickler. Das allgemeine Fazit: Die wirklich wichtigen Dinge wurden eigentlich nur in den Kaffeepausen besprochen.

Wie eine einzige große Kaffeepause

Der Open Space wird also wie eine einzige große Kaffeepause organisiert: Jeder kann ein Thema mitbringen und es mit den Leuten, die sich dafür interessieren, in einer sogenannten Session besprechen. Was dabei herauskommt, ist völlig offen.

Charakteristisch dabei ist unter anderem das „Gesetz der zwei Füße“: Jeder bleibt so lange in einer Session, wie er glaubt, etwas beitragen oder lernen zu können. Ansonsten zieht er einfach weiter zur nächsten. Durch die dynamische Struktur passiert es leicht, dass man mit dem Thema einer Session anfängt und nach einer Stunde über etwas ganz anderes spricht. Dann ist das eben so.

Neben dem oben genannten Gesetzt gibt es auch diverse offene „Regeln“ in einem Openspace. So spielt es beispielsweise keine Rolle, ob man zu zweit oder mit 30 Kollegen in einer Gruppe zusammen sitzt: Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute.

Einen Tag lang nur reden? Bringt das was?

Aber nun zu unserer eigentlichen Veranstaltung. Wir haben zum Open Space bei Studitemps eingeladen, weil wir Synergien nutzen und gemeinsam über Themen sprechen wollen, damit der abteilungsübergreifende Wissensaustausch wieder mehr zu gelebter Unternehmenskultur wird.

Im Voraus herrschte etwas Skepsis. Reden wir jetzt einen Tag lang nur? Wird das, was dabei rauskommt, auch irgendwo umgesetzt? Wie geht’s danach weiter und bringt das alles was?

An dem besagten Tag kamen dann mehr als 80 Leute aus unseren verschiedenen Abteilungen zusammen, um das Format auszuprobieren. Viele hatten Themen mitgebracht, über die sie in den Sessions diskutieren oder über die sie etwas lernen wollten.

Die Bandbreite an Themen war groß. So ging es in einer Session unter dem Titel „Feelgood“ um gutes Arbeitsklima in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. In einer anderen Session wurde über regionale Autonomie gesprochen und darüber, wie unterschiedliche Standorte Entscheidungen treffen können, um vor Ort besser und schneller arbeiten zu können.

Unser Scrum Master Björn veranstaltete eine Session mit dem Thema „Bodenturnen oder was – agile Fragestunde“. In anderen Sessions zur Abschaffung von Google Docs und „E-Mail-Kommunikation Adé“ ging es um abteilungsübergreifende Kommunikation und das Problem, dass an einigen Stellen im Unternehmen Daten händisch und teilweise doppelt erhoben, kopiert und gepflegt werden.

Von 15 bis 18 Uhr wurde in den verschiedenen Sessions lebhaft diskutiert und geplant. In der Mensa und all unseren Meetingräumen saßen Mitarbeitern in Grüppchen zusammen, um sich zu den verschiedenen Punkten auszutauschen.

Großer Andrang beim Thema Homeoffice

Besondere Aufmerksamkeit fand die Session zum Thema Homeoffice. Klar, in den Abteilungen Produkt und Support arbeiten wir schon lange, gerne und regelmäßig immer mal wieder von zu Hause aus. Aber ist das Modell auch auf andere Abteilungen wie das Recruiting oder den Vertrieb anwendbar? So fanden sich in der Session neben einigen „Homeoffice-­Erprobten“ viele Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Positionen und Abteilungen ein.

Obwohl der Titel noch „Homeoffice – Fluch oder Segen“ lautete, war eigentlich relativ schnell klar, dass das Arbeiten von zu Hause aus – wenn man sich dort auch konzentrieren kann – mit vielen Freiheiten und mehr Produktivität eindeutig zur Kategorie Segen gehört.

Die Pläne unseres Frontend-­Entwicklers Christian, ein paar Tage Homeoffice in einem Co-Working-­Space in Marokko zu machen, überzeugten vor allem Eckhard, einen unserer Geschäftsführer. Fazit: Wir brauchen eine Regelung für das gesamte Unternehmen. Aber wie setzen wir das um? Und so gründete sich noch in der Session eine Arbeitsgruppe, die sich nun in regelmäßigen Treffen mit der abteilungsübergreifenden Umsetzung beschäftigt.

Betriebliche Kita bei Studitemps?

Konkrete Handlungsanregungen wurden auch aus der Session „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ mitgenommen. Carsten hatte das Thema vorgeschlagen, weil wir gerade in unserer Produktabteilung eine relativ hohe Kinderdichte pro Mitarbeiter haben.

Ob Kinderraum, Job­-Sharing, Erstattung der Kita-­Beiträge oder betriebliche Kita – was ist möglich, um den (zukünftigen und aktuellen) Müttern und Vätern im Unternehmen die Vereinbarung von Beruf und Familie zu erleichtern?

Zum Schluss haben wir unsere Ergebnisse kurz resümiert. In fast jeder Session sind Anregungen und Ideen für die Zukunft entwickelt worden. In teils regelmäßigen Workshops werden diese ersten Ideen nun weiterentwickelt.

Ob es wirklich was bringt, „den ganzen Tag nur zu reden“ wurden wir nun nicht mehr gefragt. Stattdessen werden Mails mit weiteren Ideen, Workshopeinladungen und Terminabsprachen quer durch die Firma geschickt. Und wir planen schonmal den nächsten Open Space…