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E-Mails, nein danke – Slack als Kommunikationstool für die ganze Firma?

Man kommt morgens ins Büro, schnappt sich einen Kaffee und wirft den Computer an. Bevor man sich voller Tatendrang seinen Aufgaben widmet, noch eben schnell die Mails checken. Ein Blick auf den Posteingang zeigt aber schon, dass daraus wohl eher nichts wird: 32 Mails. Das hört sich jetzt nach viel Arbeit an, aber irgendwie auch nach einem produktiven Vormittag: 32 Mails, die gelesen, bearbeitet und beantwortet werden müssen, die wichtige Infos enthalten, Anregungen und Ergebnisse, die mir bei meiner Arbeit helfen.

Falsch gedacht: Der Inhalt meines Postfachs ist so simpel wie ernüchternd. Im Gebäude nebenan ist die Kaffeemaschine ausgefallen. Schade. Eine Software, mit der ich nicht arbeite, ist gerade down. Dafür geht der Aufzug im Nebengebäude wieder. Toll. Ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung ist im Urlaub. Da wäre ich jetzt auch gerne. Ein Außenstandort 400 Kilometer entfernt hat gerade Internet-Probleme. Für diese höchst wichtige Mail, die überregional an alle Mitarbeiter verschickt wurde, hat es anscheinend gerade noch gereicht. Oh, dafür geht die Kaffeemaschine nebenan jetzt wieder. Ich verliere die Nerven und klicke die Mails einfach ungelesen schon weg. Aber halt, war da nicht gerade was Wichtiges? Im Papierkorb finde ich sie, eine Veranstaltungseinladung.

E-Mails kosten Zeit, Nerven – und Geld

So wie mir geht es vielen im Unternehmen. Deswegen wurde das Thema schon in unserem ersten Open Space in einer Session mit dem Titel „E-Mail-Kommunikation adé“ aufgegriffen. Es wurde viel über geeignete Alternativen diskutiert, anschließend ein firmenweiter Veranstaltungskalender eingeführt, in den Veranstaltungen eingetragen werden sollen, damit das Postfach zumindest von internen Einladungen verschont bleibt.

So ganz hat das aber nicht gereicht: In unserem dritten Open Space kam das Thema wieder auf. Der Titel von Carstens Fortsetzungssession „E-Mails, nein danke!“ ließ schon darauf schließen, dass es der Mailflut nun wirklich an den Kragen gehen soll, da sie Nerven, Zeit und damit auch Geld kostet. Obwohl sich nicht alle an den irrelevanten Nachrichten stören, war sich der Großteil der Teilnehmer in der Session doch einig, dass die Art und Weise der Kommunikation nicht optimal läuft. Sei es die Kollegin, die den halben Vormittag damit zubringt, alle Mails gründlich auf relevante Informationen zu untersuchen, oder der Mitarbeiter, der sich unzählige Filter eingerichtet hat, denen auch ab und zu mal eine wichtige Mail zum Opfer fällt – ein bisschen Schwund ist immer.

Filter wie diese sind Erste-Hilfe-Maßnahmen von Mitarbeitern bei unserer Mailflut.

Mit diesen Filtern versucht ein Mitarbeiter, sich gegen die Mailflut zu schützen.

Verschiedene Abteilungen versuchten dann, die interne Kommunikation auf ihre Weise zu lösen, sei es mit WhatsApp oder Google Hangouts. Wie ein effektiver abteilungsübergreifender Informationsaustausch mit einer E-Mail-Flut und verschiedensten verwendeten Tools gelingen soll, lässt sich nur schwer vorstellen. Als mögliche Lösung wurde schließlich Slack vorgeschlagen, ein amerikanischer Instant-Messaging-Dienst. Slack ist in den meisten Tech-Firmen schon das Kommunikationstool Nummer Eins. Auch in unserer Produktabteilung verwenden wir es schon seit Längerem.

28 Prozent der Arbeitszeit werden mit Mails verschwendet

Slack wurde vor drei Jahren für Probleme wie unseres entwickelt. Der Kanadier Stewart Butterfield hat die App erfunden. Er geht davon aus, dass die Mitarbeiter in den meisten Unternehmen durchschnittlich etwa 28 Prozent mit dem Schreiben und Lesen von E-Mails verschwenden. In einem FOCUS-Interview prognostizierte er, dass in zehn Jahren niemand mehr per Mail kommunizieren wird.

Ein Vorteil der Kommunikation per Slack ist, dass alle den Channeln beitreten können, die für sie relevant sind. Wenn jemand eine Frage stellt, können alle darauf antworten und die Antworten auch von jedem im Channel eingesehen werden. So muss nicht der Versender einer E-Mail entscheiden, an wen er eine Mail am besten richtet, um eine gute Antwort zu erhalten, und im Umkehrschluss profitieren auch mehr Mitarbeiter von der offenen Kommunikation.

In der Produktabteilung haben wir zusätzlich zu einzelnen Channeln für die verschiedenen Scrum-Teams teamübergreifende Chats. Für jeden Channel können die Einstellungen individuell angepasst werden. So kann man zum Beispiel einstellen, dass man nun nicht gerade eine Push-Benachrichtigung bekommt, wenn jemand ein lustiges Video in #random teilt.

#fifamensa und #kinomensa für gemeinsame Aktionen

Für die gesamte Firma haben wir Slack nun seit drei Wochen. Bis jetzt wurden für jeden Außenstandort Channel gegründet, es gibt einen Umsatzticker, einen Chat für unsere Produkt-Reviews und einen Channel mit dem Titel #ohyes, in dem Erfolgserlebnisse verschiedener Abteilungen und das Erreichen von Umsatzzielen geteilt werden. Auch das Planen von gemeinsamen Aktionen soll mithilfe von Chats wie #fifamensa oder #kinomensa leichter gehen. Der Vorteil: Es werden nur die Personen erreicht, die auch erreicht werden wollen.

Wie sich die App langfristig auf unsere Kommunikation auswirkt und ob sie den Mix aus zahllosen Mails und verschiedenen Tools ersetzen kann, wird sich in den nächsten Monaten zeigen. Wir werden noch mal über unsere Erfahrungen berichten – und hoffen, dass wir bei unserem nächsten Open Space keine Session zur E-Mail-Kommunikation mehr brauchen.